Newsletter rechtssicher versenden

Die Verbreitung von Newslettern ist eine weit verbreitete Marketingstrategie zur Förderung von Verkäufen. Wir von Oliver Buda IT Beratung & Service haben eine Zusammenstellung der rechtlichen Anforderungen erstellt, die beim Versand von Newslettern beachtet werden müssen.

Viele Unternehmen nutzen Newsletter, die in der Regel als E-Mails an ihre Kunden verschickt werden, um Informationen über Produkte, Produktneuheiten oder Sonderaktionen im jeweiligen Online-Shop zu teilen. Auch einmalige Mailings, beispielsweise mit einem Rabatt zum Firmenjubiläum oder anlässlich eines Kundengeburtstags, gelten als Werbung, da sie darauf abzielen, den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen zu fördern.

Zustimmung erforderlich

Es ist zu beachten, dass der Versand eines E-Mail-Newsletters grundsätzlich nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers möglich ist. Gemäß § 7 Abs. 2 Nr. 3 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) ist eine vorherige wettbewerbsrechtliche Zustimmung erforderlich. Diese Zustimmung muss außerdem den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) entsprechen. Falls der Versand des Newsletters nicht auf einem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DS-GVO basiert, ist der Versand nur durch die Zustimmung der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a) DS-GVO erlaubt.

Folglich erfordert der Versand eines Newsletters sowohl eine wettbewerbsrechtliche als auch eine datenschutzrechtliche Zustimmung. Es sind jedoch keine separaten Erklärungen erforderlich; eine Zustimmungserklärung muss jedoch sowohl den Anforderungen des Art. 7 DS-GVO als auch des § 7 UWG genügen. Die Zustimmung muss ausdrücklich, informiert, freiwillig und widerruflich erfolgen. Sie muss klar und eindeutig in Form einer Erklärung oder einer anderen klaren Handlung erfolgen. Ein einfaches “Ja, ich möchte einen Newsletter erhalten” genügt nicht. Es muss deutlich sein, welche Produkte oder Dienstleistungen von welchem Unternehmen durch die Zustimmung abgedeckt werden. Wenn die Zustimmung während anderer Vorgänge, wie beispielsweise dem Abschluss eines Kaufvertrags in einem Online-Shop, eingeholt wird, muss dies durch eine nicht vorab angekreuzte Checkbox erfolgen, um das Kriterium der “eindeutigen Handlung” zu erfüllen. Es ist auch unzulässig, den Kunden den gesamten Bestellprozess des Online-Shops durchlaufen zu lassen und ihm den Kauf ohne erteilte Werbezustimmung zu verweigern – dies würde gegen das Kopplungsverbot gemäß Art. 7 Abs. 4 DS-GVO verstoßen. In diesem Fall wäre die Zustimmung nicht freiwillig erteilt worden. Darüber hinaus muss der Anbieter alle Daten zur Newsletter-Anmeldung verschlüsselt übertragen, um ein Datenschutzniveau gemäß DSGVO zu gewährleisten.

Nachweis der erteilten Zustimmung

Obwohl die Zustimmung grundsätzlich nicht an eine spezifische Form gebunden ist, muss der Absender eines Newsletters sicherstellen, dass ein Nachweis über die erteilte Zustimmung erbracht werden kann. Falls ein Empfänger behauptet, keine Zustimmung erteilt zu haben, liegt die Beweislast beim Absender, der das Vorliegen einer Zustimmung nachweisen muss.

Diese Beweislast ergibt sich einerseits aus Art. 7 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und andererseits aus der wettbewerbsrechtlichen Bestimmung des § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Der sicherste Nachweis für eine erteilte Zustimmung lässt sich in der Regel durch das Double-Opt-In-Verfahren erbringen. Ein einmaliges Opt-In-Verfahren genügt nicht, da sich jemand Fremdes unter der E-Mail-Adresse einer anderen Person angemeldet haben könnte. Daher wird das Double-Opt-In-Verfahren empfohlen. Dabei erhält der Interessent für den Newsletter zunächst eine Bestätigungs-E-Mail, und erst nach Bestätigung dieser E-Mail durch Klicken auf den mitgesendeten Link erfolgt die endgültige Anmeldung für den Newsletter. Es ist selbstverständlich, dass die Bestätigungs-E-Mail, die an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird, frei von Werbung sein muss (Urteil des Bundesgerichtshofs vom 15.12.2015 – VI ZR 134/15).

Ausnahme von der Notwendigkeit der Zustimmung

In einer bestehenden Kundenbeziehung ist es unter bestimmten Bedingungen gestattet, einen Newsletter ohne ausdrückliche Zustimmung zu versenden, sofern die Anforderungen gemäß § 7 Abs. 3 UWG erfüllt sind. Die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG sind jedoch nur erfüllt, wenn:

• Die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung vom Kunden erhalten wurde.
• Der Newsletter sich auf Angebote für eigene, ähnliche Waren oder Dienstleistungen beschränkt.
• Der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat.
• Der Kunde bereits bei der Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wurde, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann.

Es ist wichtig zu beachten, dass es nicht ausreicht, dass nur eine, zwei oder drei dieser Voraussetzungen erfüllt sind – alle vier Bedingungen müssen gemeinsam erfüllt sein.

Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit dem Newsletter-Dienstleister

Wenn ein externes Unternehmen (z.B. Mailchimp als Ihre Newsletter-Software) Zugriff auf die Daten Ihrer Kunden hat, wie etwa deren E-Mail-Adressen, liegt eine Auftragsverarbeitung vor. Gemäß Art. 28 DSGVO sind Sie in diesem Fall verpflichtet, mit diesem Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Um Ihren Newsletterversand in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen zu gestalten, ist es daher unerlässlich, vor dem Versand des ersten Newsletters einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

Abmeldemöglichkeit

Zusätzliche Anforderungen für einen korrekten Versand von Newslettern umfassen die Möglichkeit für den Empfänger, gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Option des Widerrufs sollte bereits vor der Zustimmung deutlich kommuniziert werden.

Gemäß Art. 7 Abs. 3 Satz 4 DS-GVO muss der Widerruf der Einwilligung genauso unkompliziert sein wie die Erteilung der Einwilligung. Hierbei hat sich die Praxis bewährt, am Ende eines versendeten Newsletters einen Link zu platzieren, über den der Widerruf einfach erklärt werden kann. Dieser Link sollte eindeutig benannt sein, beispielsweise als “Newsletter abbestellen” oder “Sie möchten den Newsletter nicht mehr erhalten”.

Obwohl eine Abmeldung aus marketingtechnischer Sicht nicht wünschenswert ist, darf sie keinesfalls ignoriert werden. Es ist von entscheidender Bedeutung sicherzustellen, dass der Kunde keine weiteren Newsletter mehr erhält, da Verstöße zu Abmahnungen führen können.

Impressumspflicht

Die Pflicht zur Angabe eines Impressums orientiert sich an § 5 des Telemediengesetzes (TMG) und betrifft jeden Anbieter von geschäftsmäßig angebotenen Telemedien. Da Newsletter als eigenständige Telemedien gelten, unterliegen sie daher der Impressumspflicht. Falls der Newsletter als journalistisch-redaktionell gestaltetes Angebot betrachtet wird, kann sich die Impressumspflicht zusätzlich aus § 55 Abs. 2 des Rundfunkstaatsvertrags (RStV) ergeben. Es ist bisher rechtlich nicht abschließend geklärt, ob sämtliche erforderlichen Angaben gemäß § 5 TMG im Newsletter enthalten sein müssen oder ob es ausreichend ist, beispielsweise auf das Impressum des eigenen Online-Shops zu verweisen. Die Praktikabilität könnte für eine Verlinkung sprechen, doch die sicherere Variante ist nach wie vor die direkte Integration des vollständigen Unternehmensimpressums in den Footer (Abspann in der Fußzeile) des Newsletters. Für jene, die auf Nummer sicher gehen möchten, wird daher empfohlen, ein umfassendes Impressum im Newsletter zu platzieren.

Datenschutzerklärung

Neben der Zustimmung ist es notwendig, den Empfänger des Newsletters über die Erhebung und Verarbeitung von Daten gemäß Art. 13 DS-GVO zu informieren. Die erforderlichen Informationen gemäß Art. 13 DS-GVO müssen zum Zeitpunkt der Datenerhebung bereitgestellt werden. Es ist daher ratsam, mittels eines Links in Ihrem Newsletter auf die Datenschutzerklärung zu verweisen.

Quelle: Beitragsbild von Muhammad Ribkhan auf Pixabay