In unserem siebten Infobrief in diesem Jahr geht es nicht um den von 1932 durch die Ufa produzierten Film mit Heinz Rühmann, sondern vielmehr um die E-Rechung die verpflichtend für alle Gewerbetreibende kommt. Dies trifft in diesem Fall auch Vermieter, die Gewerbeobjekte vermieten, sowie Kleingewerbetreibende, sofern sie im B2B Geschäft tätig sind. “E-Rechnung? Versende ich doch schon seit Jahren”, höre ich Sie sagen. Eine PDF Datei ist nicht länger eine E-Rechnung, denn diese muss spezifische Anforderungen erfüllen, die mit einer PDF nicht erzielt werden können. Erste Rufe werden laut: “Zurück in die Steinzeit: ich versende meine Rechnungen wieder auf Papier!”. Auch das ist dann leider nur noch möglich, wenn der Empfänger kein Gewerbetreibender ist.
Somit werfen große Ereignisse ihre Schatten voraus und wir wollen Sie mit unserem Infobrief auf das Unvermeidbare vorbereiten, damit Ihnen niemand einen Strich durch die Rechnung macht.
Titelbild: digitale Rechnung
Unser heutiges Titelbild haben wir von einer KI erstellen lassen. Wir benutzen dafür die unter www.you.com bereitgestellten Dienste. Bereits in der kostenlosen Version kann man hier, neben den aus ChatGPT bekannten Funktionen, auch täglich 5 Bilder erstellen lassen. Ein besonderer Vorteil ist aber an anderer Stelle zu finden. Wenn man der KI eine Frage stellt, werden aktuelle Themen berücksichtigt (hier kommt ChatGPT nur bis 2022) und die Quellen, aus denen die Informationen stammen, werden mit angegeben. So können wir uns selbst von der Echtheit und vom Wahrheitsgehalt überzeugen (wenn das nötig ist). Es handelt sich somit um eine KI-basierte Suchmaschine, die es den Benutzern ermöglicht, selbst zu entscheiden, welche Daten sie preisgeben möchten. Initiator dieser Dienste ist ein ehemaliger Google Mitarbeiter, der das Thema KI bei Google weiter voran treiben wollte. Google hatte aber kein rechtes Interesse und so verließ er den Tech-Riesen und gründete im März 2022 You.com.
Titelthema: E-Rechnung
Die elektronische Rechnung wird im B2B-Bereich in Deutschland ab dem 01.01.2025 verpflichtend sein. Dies ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz, das am 22.03.2024 vom Bundesrat bestätigt wurde. Die Regelungen zur E-Rechnung sind im Wachstumschancengesetz enthalten und betreffen sowohl die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift als auch herkömmliche Rechnungen. Unternehmen sollen ab dem genannten Datum E-Rechnungen gemäß der EN 16931 ausstellen und empfangen können. Es gibt jedoch Ausnahmen für Rechnungen unter 250 Euro und für Fahrausweise sowie Rechnungen an Endverbraucher.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein. Die Ansässigkeit im Inland kann durch den Sitz, die Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte im Inland erfolgen. Wenn kein Sitz vorhanden ist, reichen auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt im Inland aus. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit löst keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung aus.
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung gilt auch für bestimmte andere Sachverhalte, wie die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift, Rechnungen über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren), Rechnungen von Kleinunternehmern, Rechnungen über Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen, Reiseleistungen und Umsätze, für die die Differenzbesteuerung angewendet wird. Die Verpflichtung gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer, ein Land- und Forstwirt oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt.
Es ist wichtig zu beachten, dass Vermieter, die mittels Option steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten, ebenfalls von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betroffen sein können.
Was ändert sich?
Das Wachstumschancengesetz wurde am 17.11.2023 vom Bundestag in der 2./3. Lesung verabschiedet. Der Bundesrat rief am 24.11.2023 den Vermittlungsausschuss an. Die nachfolgenden Ausführungen berücksichtigen den finalen Stand in Form des Vermittlungsergebnisses vom 21.02.2024, dem der Bundestag am 23.2.2024 und der Bundesrat am 22.03.2024 zugestimmt haben. Dieser unterscheidet sich hinsichtlich der Regelungen zur elektronischen Rechnung inhaltlich nicht von der ursprünglich vom Bundestag verabschiedeten Fassung.
Ab dem 01.01.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Abweichend vom Regierungsentwurf kann das strukturierte elektronische Format auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Die gewählte Formulierung ist technologieoffen und gilt damit auch für weitere – ggf. neue – elektronische Rechnungsformate.
Hybride Rechnungsformate wie die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format können die Formatanforderungen erfüllen. Andere Rechnungsformate, die nicht explizit genannt wurden, können grundsätzlich ebenfalls die Anforderungen erfüllen. Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Was gilt für Rechnungsempfänger?
Die neue E-Rechnungspflicht tritt grundsätzlich ab dem 01.01.2025 in Kraft. Ab diesem Datum müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß den neuen Vorgaben zu empfangen. Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht mehr von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig, außer bei Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt die Zustimmung des Endverbrauchers weiterhin Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen (z.B. Wohnungsvermieter, Ärzte), müssen ebenfalls in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu archivieren.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) plant, Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung elektronischer Rechnungen zu unterstützen. Eine solche Lösung wird derzeit geprüft und soll gegebenenfalls vor dem 01.01.2025 allen Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.
Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Der Empfang einer elektronischen Rechnung kann daher auch über ein E-Mail-Postfach erfolgen. Alternativ können die Daten über eine elektronische Schnittstelle bereitgestellt oder über ein Kundenportal heruntergeladen werden.
Die gesetzlichen Pflichten im zeitlichen Überblick
Zum Schluss
Wir möchten Sie wissen lassen, dass wir derzeit einige Angebote im Bereich E-Rechnung in Augenschein nehmen und testen. Haben Sie schon erste Erfahrungen gemacht, würden wir uns über Ihre Eindrücke in einem Telefonat oder per Email freuen. Gerne stellen wir die gesammelten Informationen dann auf unserer Webseite bereit. Darüberhinaus unterstützen wir Sie selbstverständlich bei der Umsetzung der gesetzlichen Erfordernisse.
Noch ein letzter Hinweis
Unser Unternehmen macht vom 13.07. bis einschließlich 29.07.24 Betriebsferien. In dieser Zeit gönnen wir unserem Team eine wohlverdiente Sommerpause, um neue Energie zu tanken. Unser Anrufbeantworter und unser Emailpostfach halten in dieser Zeit die Stellung.
Wir möchten die Gelegenheit nutzen, um Ihnen für Ihre fortwährende Unterstützung und Treue zu danken. Ihre Zufriedenheit steht für uns an erster Stelle, und wir werden auch nach den Betriebsferien mit derselben Leidenschaft und Hingabe für Sie da sein.